Adviesdocument Aanmelden en Administreren Onderwijsdeelname
Eigenschappen
Relaties met andere elementen
Versiegeschiedenis[bewerken]
| Versie | Datum | Auteur | Omschrijving |
|---|---|---|---|
| 0.1 | 10-09-2024 | Joeri van Es (BES) | Eerste werkversie |
| 0.4 | 27-09-2024 | Joeri van Es (BES) | Werkversie ter interne afstemming |
| 0.6 | 04-12-2024 | Joeri van Es (BES) | Versie ter externe afstemming |
Inleiding[bewerken]
De Adviesgroep Samenhang Onderwijsarchitecturen van Edustandaard streeft naar optimale aansluiting tussen verschillende onderwijsarchitecturen om samenwerking binnen de onderwijssector te bevorderen. Dit adviesdocument richt zich op het aanmelden en administreren van onderwijsdeelname, een cruciaal proces binnen het onderwijs.
In de focussessie zijn drie hoofdonderwerpen besproken:
- Begrippen aanmelden/inschrijven: Analyse vanuit ketenperspectief (ROSA) en instellingsperspectief (SRA's)
- Reikwijdte administratiesysteem: Afbakening van het referentiecomponent
- Definitie overstapvoorziening: Bepaling scope en noodzaak als referentiecomponent
Deze onderwerpen zijn gekozen op basis van een eerdere verkenning van het ketenproces aanmelden en administreren van de onderwijsdeelname.
Spelregels[bewerken]
Het document behandelt elk onderwerp afzonderlijk, waarbij de huidige situatie, de verschillen tussen de architecturen en de aanbevelingen voor verbetering worden besproken. Hierbij worden de eerder vastgestelde spelregels voor het werken met referentiecomponenten in acht genomen:
- Unieke functionaliteit: Referentiecomponenten hebben onderscheidende applicatieservices of -services ten opzichte van andere referentiecomponenten.
- Marktrelevantie: Gangbare producten in de markt zijn eenduidig te mappen op een of meerdere referentiecomponenten, inclusief alle bijbehorende applicatieservices.
- Proceskoppeling: Voor elk referentiecomponent is duidelijk welke processen het ondersteunt.
Doel[bewerken]
Het doel van dit adviesdocument is het bieden van concrete adviezen voor het harmoniseren van de verschillende referentiearchitecturen, specifiek gericht op het proces van aanmelden en administreren van onderwijsdeelname.
Onderwerpen ter afstemming[bewerken]
In dit hoofdstuk worden drie onderwerpen behandeld die centraal stonden tijdens de focussessie van de Adviesgroep Samenhang Onderwijsarchitecturen. Deze onderwerpen zijn: het verduidelijken van het onderscheid tussen aanmelden en inschrijven, het afstemmen van de reikwijdte van administratiesystemen voor onderwijsdeelname, en het beoordelen van de noodzaak voor een overstapvoorziening. Elk onderwerp wordt geanalyseerd vanuit het perspectief van verschillende onderwijssectoren en referentiearchitecturen, met als doel het bevorderen van samenhang en interoperabiliteit binnen het onderwijslandschap.
Verduidelijken onderscheid aanmelden en inschrijven[bewerken]
De begrippen "aanmelden" en "inschrijven" hebben verschillende betekenissen per onderwijssector en referentiearchitectuur.
Aanmelden:
- Onderwijsdeelnemerperspectief: Eerste processtap binnen de onderwijsdeelname-journey. Betreft kenbaar maken van interesse in opleiding/instelling.
- Procesresultaat: Levert input voor vervolgstappen in het inschrijfproces van onderwijsinstellingen.
- Sectorspecifiek: Implementatie verschilt per onderwijssector (zie paragraaf "Verschillen aanmeld- en inschrijfproces").
Inschrijven:
- Formele verbintenis: Moment waarop rechten en plichten tussen onderwijsdeelnemer en instelling ingaan via formele overeenkomst.
- Procesomvang: Varieert per sector:
- HO: Gehele traject vanaf aanmelding
- MBO: Specifieke fase na intake en plaatsing
- Inschrijfproces: Omvat intake en plaatsing als essentiële onderdelen.
Verschillen aanmeld in inschrijfproces per onderwijssector[bewerken]
De organisatie van het aanmeld- en inschrijfproces verschilt per onderwijssector:
- In het hoger onderwijs faciliteert Studielink het aanmeldproces centraal voor alle instellingen. Studielink ondersteunt de beoordeling van toelaatbaarheid op basis van landelijk beschikbare gegevens bij DUO. Onderwijsinstellingen kunnen aanvullend eigen beoordelingscriteria hanteren.
- In het mbo kunnen onderwijsdeelnemers zich aanmelden via de centrale voorziening CAMBO of rechtstreeks via de website van de instelling. Na aanmelding volgt vaak een intakeprocedure voordat de daadwerkelijke inschrijving plaatsvindt.
- In het funderend onderwijs varieert de aanpak per regio. Sommige gemeenten hanteren een centraal aanmeldpunt voor alle scholen, terwijl in andere regio's direct bij scholen wordt aangemeld. De plaatsing van leerlingen kan via verschillende methoden verlopen, zoals postcodebeleid, first-come-first-served of loting.
De referentiearchitecturen behandelen het onderscheid tussen aanmelden en inschrijven hierdoor ook verschillend:
- De ROSA maakt een duidelijk onderscheid tussen aanmelden als activiteit van de onderwijsdeelnemer en inschrijven als proces van de instelling.
- De MORA beschouwt aanmelden als een afzonderlijk proces, ondersteund door verschillende voorzieningen zoals een aanmeldsysteem, intakesysteem en kernregistratiesysteem.
- De HORA ziet het geheel als één inschrijfproces, ondersteund door een externe inschrijfvoorziening zoals Studielink.
Oplossingsrichting[bewerken]
De volgende punten zijn essentieel voor de harmonisatie en het verduidelijken van het onderscheid tussen aanmelden en inschrijven:
- Sectorspecifieke definities: Voor elke onderwijssector (HO, MBO, VO, PO) worden expliciete definities opgesteld voor "aanmelden" en "inschrijven". Deze definities houden rekening met de unieke kenmerken en processen van elke sector. Deze kunnen worden gelinkt aan generieke begrippen in het ROSA Begrippenkader.
- Voorzieningen en componenten: Per fase in het aanmeld- en inschrijfproces worden de ondersteunende voorzieningen en componenten gespecificeerd. Dit betreft zowel sectorspecifieke voorzieningen (zoals Studielink en CAMBO) als generieke referentiecomponenten voor aanmeld- en inschrijfvoorzieningen. Belangrijk is dat het onderscheid wordt gemaakt.
Afstemmen van de reikwijdte van administratiesysteem onderwijsdeelname[bewerken]
De semantiek rondom de referentiecomponent "administratiesysteem" zorgt voor aanzienlijke verwarring in de focussessie. De deelnemers worstelen met het definiëren van de precieze reikwijdte van dit begrip en de afbakening ten opzichte van andere componenten in verschillende referentiearchitecturen.
De term "administratiesysteem" wordt in de brede zin gebruikt om te verwijzen naar een verzameling van voorzieningen en services die onderwijsinstellingen gebruiken om gegevens over onderwijsdeelnemers en hun leertrajecten vast te leggen en te beheren. Deze voorzieningen kunnen onder andere functionaliteiten omvatten zoals inschrijving, aanwezigheidsregistratie, resultatenverwerking en communicatie met externe partijen zoals DUO.
De onduidelijkheid ontstaat doordat de bronnen, met name de ROSA, geen expliciete decompositie van het administratiesysteem bieden in termen van elementaire componenten en hun onderlinge relaties. Verschillende sectoren en referentiearchitecturen lijken bovendien verschillende interpretaties te hanteren, wat de verwarring verder vergroot.
Verschillenanalyse[bewerken]
In de sectorale referentiearchitecturen zien we verschillende benaderingen:
HORA:
- Studentinformatiesysteem (SIS): Gedurende de focusessie wordt gesuggereerd dat een SIS in de HORA-context vergelijkbaar is met een kernregistratiesysteem (zoals Osiris, Eduarte, Skill of Urkna). Het beheert de kernregistratie van studentengegevens, waaronder contactgegevens, inschrijvingen en studieresultaten.
- Extern inschrijfsysteem (Studielink): Studielink wordt in de HORA beschouwd als een extern inschrijfsysteem dat een breed scala aan functionaliteiten omvat, van het tonen van het onderwijsaanbod en het afhandelen van (voor)aanmeldingen tot het bepalen van de toelaatbaarheid van studenten op basis van landelijke gegevens. De HORA maakt geen expliciet onderscheid tussen een intern en extern inschrijfsysteem.
MORA:
- Kernregistratiesysteem: Net als in de HORA beheert het kernregistratiesysteem (bijvoorbeeld Osiris of Eduarte) de kernregistratie van studentengegevens. In de MORA wordt dit systeem echter expliciet benoemd en onderscheiden van andere componenten.
- Aanmeldsysteem: Dit systeem verzamelt en verwerkt aanmeldingen van potentiële onderwijsdeelnemers. De MORA erkent dat dit via verschillende kanalen kan verlopen, waaronder landelijke voorzieningen zoals CAMBO, de eigen website van de instelling en in de toekomst mogelijk Impuls.
- Intakesysteem: Dit systeem ondersteunt het proces van intake, dat in het MBO een aparte fase vormt binnen het bredere proces van aanmelding tot inschrijving.
FORA:
- Leerlingadministratiesysteem (LAS): De FORA hanteert de term LAS, gedurende de focussessie kwam aan bod dat dit begrip als te breed wordt beschouwd omdat het diverse services omvat. Er is behoefte aan een duidelijkere afbakening van de specifieke componenten die onder een LAS vallen.
- In sommige gemeenten gebeurt de aanmelding en plaatsing voor het vo centraal. Bijvoorbeeld in Amsterdam. In andere regio's, zoals Haaglanden, bestaan er regionale platformen die als plaatsingsvoorziening dienen.
Deze verschillen leiden tot uitdagingen bij het harmoniseren van de architecturen en het faciliteren van sectordoorsnijdende processen.
Oplossingsrichting[bewerken]
De focussessie identificeerde meerdere kernpunten voor harmonisering:
- Granulariteit: Er is behoefte aan een meer gedetailleerde uitsplitsing van het ROSA referentiecomponent: “administratiesysteem onderwijsdeelnemer”. Gesplit moet worden op applicatieservices conform de spelregels die hiervoor zijn opgesteld door de adviesgroep Samenhang Onderwijsarchitecturen. De precieze invulling van de componenten kan per sector verschillen.
- Terminologie en definities: Er is behoefte aan eenduidige definities van gebruikte termen zoals "aanmeldvoorziening" en "inschrijfvoorziening".
- Scenario-benadering: Het onderscheid tussen collectieve en instellingsspecifieke voorzieningen wordt uitgewerkt via concrete scenario's in ArchiMate views. Deze scenario's beschrijven bijvoorbeeld hoe een collectief aanmeldsysteem functioneert binnen de keten.
Beoordelen van de noodzaak voor een overstapvoorziening[bewerken]
Tijdens de focussessie werd duidelijk dat het concept 'overstapvoorziening' verschillende interpretaties kent binnen de onderwijssectoren. De discussie toonde aan dat er geen eenduidige definitie of implementatie bestaat, wat leidt tot verwarring en inconsistentie in de referentiearchitecturen.
Verschillenanalyse[bewerken]
- Mbo: In het MBO wordt de term "doorstroomdossier" gebruikt. Dit dossier, beheerd door een externe partij, faciliteert de overdracht van gegevens van VO naar MBO. De vertegenwoordiger van het MBO benoemt daarnaast het "digitaal overstapdossier overdrachtssysteem".
- Fo: De vertegenwoordiger van het fo beschrijft een regionaal platform in Haaglanden dat fungeert als overstapvoorziening.
- Ho: In het ho lijkt het begrip "overstapvoorziening" minder relevant. De vertegenwoordiging van ho geeft aan dat de herkomst van de student minder belangrijk is, omdat de focus ligt op de toelatingscriteria van een specifieke opleiding.
Hoewel er geen eenduidige "overstapvoorziening" lijkt te zijn, worden wel verschillende ketenvoorzieningen en processen beschreven die te maken hebben met overstappen:
- DUO: Onderwijsinstellingen kunnen gegevens van onderwijsdeelnemers opvragen bij DUO, zoals diploma's en cijferlijsten.
- Intergrip: Dit platform wordt in het MBO gebruikt voor gegevensuitwisseling met het vo.
- OSO: Dit systeem wordt gebruikt bij de overstappen tussen primair onderwijs en vo.
Relevantie:
De relevantie van een overstapvoorziening varieert per sector en use case. In de focussessie werden twee belangrijke aspecten belicht:
- Overstappen versus doorstromen: Er werd een onderscheid gemaakt tussen 'overstappen' (tussen sectoren of instellingen) en 'doorstromen' (binnen een instelling). Dit onderscheid is cruciaal voor het bepalen van de noodzaak en functionaliteit van een specifieke voorziening.
- Gegevensuitwisseling zonder aanmelding: Er werd gewezen op de behoefte aan gegevensuitwisseling tussen instellingen, los van een formeel (her)inschrijvingsproces. Dit is met name relevant bij samenwerkingen tussen instellingen of bij de overdracht van deelresultaten.
Oplossingsrichting[bewerken]
Oplossingsrichting (punten voor harmonisatie):
- Eenduidige definitie: Ontwikkel een heldere, sector-overstijgende definitie van 'overstapvoorziening'.
- Applicatieservices in kaart brengen: Inventariseer bestaande voorzieningen en processen per sector en use case om de gewenste scope van de RC te bepalen.
Adviezen[bewerken]
Advies 1: Gedetailleerde definities en reikwijdte van referentiecomponenten in de ROSA[bewerken]
Om de samenhang rond referentiecomponenten voor aanmelden en administreren van onderwijsdeelname te verbeteren, adviseert de Adviesgroep Samenhang Onderwijsarchitecturen het volgende:
- Verfijn het ROSA referentiecomponent "administratiesysteem onderwijsdeelnemer" door het op te splitsen in meer specifieke componenten. Dit sluit aan bij de behoefte aan granulariteit die tijdens de focussessie is geïdentificeerd.
- Specificeer voor elk referentiecomponent de scope d.m.v. de metagegevens voor referentiecomponenten.
De adviesgroep stelt de volgende referentiecomponenten voor, die door het ROSA beheerteam nog verder kunnen worden uitgewerkt:
| Naam referentiecomponent | Beoogde scope | Vervanging van RC of Nieuw |
|---|---|---|
| Aanmeldvoorziening | Voor het verwerken van aanmeldingen van potentiële onderwijsdeelnemers. | Aanmeldvoorziening |
| Inschrijfvoorzienning | Voor het formeel inschrijven van onderwijsdeelnemers. | Nieuw |
| Aan- en afwezigheidsregistratievoorziening | Voor het intern bijhouden van aanwezigheid en eventueel verzuim. | Nieuw |
| Plaatsingsvoorziening | Voor het formeel plaatsen van onderwijsdeelnemers. | Nieuw |
| Geen | Verwijder RC’s waarvoor per definitie maar 1 landelijke ketenvoorziening bestaat, zoals ROD. | Registratie onderwijsdeelnemers |
| Intakevoorziening | Voor het ondersteunen van het intakeproces na aanmelding. | Nieuw |
| Administratiesysteem onderwijsdeelnemer | Voor het administreren van algemene onderwijsdeelnemergegevens binnen een onderwijsinstelling. | Administratiesysteem onderwijsdeelnemer |
| Overdrachtsvoorziening | Dienst voor het betrouwbaar en veilig uitwisselen van onderwijsdeelnemergegevens binnen een bepaalde ketensamenwerking t.b.v. overstappen. (Voorbeeld: OSO of Intergrip) | Regionaal platform (overstapdossier) |
Opmerking: De implementatie van deze referentiecomponenten wordt verder uitgewerkt in ROSA-inrichtingsscenario's. Deze lijn kan worden doorgetrokken naar andere ketenprocessen waar het brede concept “administratiesysteem” een rol speelt zoals bijvoorbeeld Opvolgen aan- en afwezigheid, oriënteren op onderwijsaanbod en administreren en het registreren van onderwijsresultaten. In de bovenstaande tabel zijn alleen referentiecomponenten opgenomen met een directe relatie met 1 of meerdere van de ketenprocesstappen binnen het ketenprocesmodel aanmelden en administreren onderwijsdeelname.
Advies 2: Stel SRA referentiecomponenten samen uit ROSA referentiecomponenten[bewerken]
De Adviesgroep adviseert om de SRA’s hun referentiecomponenten opnieuw samen te stellen op basis van de nieuwe ROSA referentiecomponenten.
Concreet houdt dit advies het volgende in:
De ROSA biedt een set van granulaire, elementaire referentiecomponenten die de basis vormen voor alle onderwijssectoren (in lijn met het al vastgestelde ontwerpkader: Neem generieke referentiecomponenten uit de ROSA over - ROSA Wiki).
SRA's gebruiken deze ROSA-componenten als bouwstenen om hun eigen, referentiecomponenten te definiëren en leggen dit vast.
Deze aanpak maakt het mogelijk om sectorspecifieke systemen, zoals het Leerlingadministratiesysteem (LAS) in het funderend onderwijs of het Studentinformatiesysteem (SIS) in het hoger onderwijs, te beschrijven als een samenstelling van ROSA-componenten.
De drie algemene spelregels voor het afbakenen van RC’s worden hierbij in acht genomen.
Conclusie[bewerken]
Dit adviesdocument behandelt de harmonisatie van referentiecomponenten voor het aanmelden en administreren van onderwijsdeelname. De Adviesgroep Samenhang Onderwijsarchitecturen heeft zich gericht op drie kernpunten:
- Het onderscheid tussen aanmelden en inschrijven
- De granulariteit van administratiesystemen
- De invulling van overdrachtsvoorzieningen
Twee concrete adviezen zijn geformuleerd:
- Definieer gedetailleerde ROSA referentiecomponenten met een duidelijke reikwijdte. Dit omvat de opsplitsing van het 'administratiesysteem onderwijsdeelnemer' in specifieke componenten.
- Gebruik de ROSA als bron voor elementaire referentiecomponenten waaruit sectorale referentiearchitecturen kunnen putten.
Voorbeeldscenario's in ArchiMate views werken de toepassing van deze componenten praktisch uit. Dit biedt een concrete basis voor de implementatie van collectieve voorzieningen. Deze aanpak waarborgt samenhang tussen onderwijsarchitecturen en faciliteert sectoroverstijgende samenwerking binnen het Nederlandse onderwijsinformatielandschap.