Beheerproces
Naar navigatie springen
Naar zoeken springen
Processen en processtappen[bewerken]
Het beheer van ROSA is grofweg op te delen in 4 processen:
- Verzamelen werkvoorraad
- Plannen werkzaamheden
- Uitwerken
- Beoordelen
Daarbinnen worden processtappen onderscheiden.
Verzamelen werkvoorraad[bewerken]
- Binnenkomende vragen beantwoorden
- Bureau Edustandaard is eerstelijns verantwoordelijk voor het beantwoorden van binnenkomende vragen.
- Bureau Edustandaard bepaald per binnengekomen vraag of het een ROSA gerelateerde vraag is en of ze op basis van de inhoud van ROSA de vraag kunnen beantwoorden (bij voorkeur met verwijzingen naar één of meer pagina’s op ROSA of zo nodig door de vraag door te spelen naar de juiste experts).
- Vragen en wensen gerelateerde architecturen opvoeren
- Ook vanuit het Adviesgroep Samenhang kunnen vragen of wensen ten aanzien van ROSA worden opgevoerd.
- Verzamelen in werkvoorraad
- De vragen die niet op basis van bestaand materiaal op ROSA beantwoord kunnen worden, worden verzameld in het werkvoorraadoverzicht. Dit valt dan onder de verantwoordelijkheid van het ROSA Beheerteam.
- Naast wensen vanuit andere referentiearchitecturen en nog uit te werken antwoorden op binnengekomen vragen, kunnen er ook nog andere items op de werkvoorraad worden gezet, afkomstig vanuit andere processen, met name de twee die hieronder zijn uitgewerkt.
- Inbrengen aandachtsgebieden en speerpunten
- Vanuit de Standaardisatieraad en vooral ook in de Architectuurraad kunnen bepaalde nieuwe aandachtsgebieden worden ingebracht of bepaalde speerpunten worden aangewezen die in ROSA moeten worden uitgewerkt.
- Het ROSA Beheerteam is er verantwoordelijk voor dat deze zaken vanuit de notulen van de SR-, en AR-bijeenkomsten en in het werkvoorraadoverzicht worden overgenomen.
- Inbrengen (overige) verbeterpunten
- Daarnaast kunnen er vanuit het QA-team, het de verschillende Edustandaard-werkgroepen en het ROSA Beheerteam zelf ook verbeterpunten worden geïdentificeerd, die door het ROSA Beheerteam aan het werkvoorraadoverzicht moeten worden toegevoegd.
Plannen werkzaamheden[bewerken]
- Ordenen en prioriteren werkvoorraad en bespreken met QA-team
- Het ROSA Beheerteam zal alle items op het werkvoorraadoverzicht ordenen (opsplitsen of samenvoegen),
- zodat ze (eventueel op aandringen van andere gremia) een advies over prioritering met het QA-team kunnen bespreken.
- Opstellen roadmap en ter goedkeuring voorleggen aan Architectuurraad
- Dit resulteert in een Werkvoorraadoverzicht op de wiki, die ter goedkeuring aan de Architectuurraad wordt voorgelegd, met:
- korte termijn = binnen dit kwartaal;
- middellange termijn = binnen dit jaar
- lange termijn = binnen vijf jaar
- to don’ts = eerstkomende vijf jaar nog niet
- Highlights voorleggen aan Standaardisatieraad
- Een samenvatting met de highlights (de voornaamste wijzigingen in de roadmap) wordt aan de Standaardisatieraad in ieder geval ter kennisgeving voorgelegd.
Uitwerken[bewerken]
- Zorgen voor werkverdeling/initiëren werkzaamheden
- Wie de werkzaamheden op de roadmap oppakt, hangt af van het soort werk.
- Het ROSA Beheerteam is verantwoordelijk voor de werkverdeling.
- Maken Architectuurplaten en overige inhoud van de ROSA
- Architectuurplaten (views/modellen) van een specialistisch toepassingsgebied worden door een specifieke werkgroep of expert uitgewerkt en afgestemd met het ROSA beheerteam, of andersom: uitgewerkt door het ROSA beheerteam en, om het aan te scherpen, afgestemd met een specifieke werkgroep of expert.
- Voorbeeld: Werkgroep Toegang werkt een architectuurplaat uit over het IV-domein Toegang.
- Beschikbaar stellen in concept ter review
- Het ROSA Beheerteam zorgt ervoor dat deze Architectuurplaten in concept ter review beschikbaar worden gesteld met een duidelijke vermelding van de status. (Pas na goedkeuring bij het beoordelingsproces spreken we van "publiceren", hoewel er in de reviewfase uiteraard ook spraken is van 'een vorm van publiceren'.)
Beoordelen[bewerken]
- 1e beoordeling door ROSA Beheerteam
- De eerste, noem het 'kwaliteitscontrole', van nieuwe inhoud op de ROSA-wiki, wordt gedaan door ofwel het ROSA Beheerteam. Behalve naar de inhoud wordt ook gekeken naar de samenhang en de mogelijke impact in zoverre daar zicht op is.
- In de metadata van begrippen of modellen staat wanneer een pagina voor het laatst is gewijzigd en door wie dit is gedaan.
- Ook wanneer er een specifieke werkgroep of expert een review heeft gedaan op de inhoud van een model of begrip, dan wordt dat vastgelegd.
- 2e beoordeling door QA-team
- Alle wijzigingen worden vervolgens ook altijd aan het QA-team voorgelegd ter review.
- Feedback van het QA-team kan erin resulteren dat bepaalde inhoud nog verder moet worden uitgewerkt of aangescherpt. Daarbij kijkt het QA-team met name naar de samenhang, maar kan afhankelijk van de aard van een wijziging ook meer op inhoud die beoordelen.
- Pas wanneer het QA-team voldoende tevreden is over de inhoud van de wijzigingen dan worden de metadata (de reviewer, review status en reviewdatum) aangepast.
- Het QA-team kan ook een advies opstellen voor de Architectuurraad aangaande de vermeende impact van een wijziging en hoe daar mee om te gaan.
- Procesbewaking door medewerker Bureau Edustandaard
- Een door Bureau Edustandaard aangewezen coördinator is er verantwoordelijk voor dat het proces goed doorlopen wordt.
- Tevens zorgt die coördinator van Bureau Edustandaard ervoor dat het bespreken van wijzigingen in ROSA op de agenda van de Architectuurraad en de Standaardisatieraad komt.
- Overzicht van wijzigingen, bewaken van onderlinge samenhang en bepalen impact
- Wijzigingen worden vastgelegd in release notes. Deze release notes worden gebruikt als input voor het QA-team en de Architectuurraad.
- Alleen wijzigingen die door het QA-team zijn goedgekeurd worden aan de Architectuurraad voorgelegd. De uitkomst van de behandeling in het QA-team wordt indien dat relevante onderbouwing oplevert voor de voorgestelde wijzigingen opgenomen in de release notes.
- Het is de verantwoordelijkheid van de Architectuurraad dat de onderlinge samenhang tussen onderdelen van ROSA wordt bewaakt. Het bewaken zelf van die onderlinge samenhang wordt door de Architectuurraad (voor een groot deel) gedelegeerd aan het Beheerteam ROSA, de ingeschakelde experts/werkgroepen en het QA-team.
- Tijdens het uitwerken en beoordelen van een wijziging zal wordt er naar de impact gekeken in zoverre dat binnen het vermogen van de gremia ligt die daar bij betrokken zijn geworden. Dit zal in principe nooit heel diepgravend (kunnen) zijn. Het is aan de gebruikers van de ROSA om zelf een impactbepaling te doen op hun eigen omgeving.
- Behandeling wijzigingen in de Architectuurraad
- Wijzigingen in ROSA, als die er zijn, staan op de agenda samen met de release notes en adviezen vanuit het QA-team.
- Bevindingen tijdens het overleg kunnen ertoe leiden dat bepaalde onderdelen van ROSA moeten worden bijgesteld of herzien.
- De Architectuurraad kan zelf (al of niet op advies van het QA-team) nader onderzoek laten doen naar de impact van voorgestelde wijzigingen als zij hiertoe aanleiding zien.
- De coördinator van het ROSA Beheerteam zorgt ervoor dat de bevindingen van de Architectuurraad op de werkvoorraad komt, eventueel met een verhoogde prioriteit wanneer de Architectuurraad direct al constateert dat een dergelijke herziening snel moet worden opgepakt.
- Wanneer de Architectuurraad een expliciet oordeel over specifieke inhoud van ROSA heeft gegeven wordt dat in de metadata vastgelegd:
- Het ROSA Beheerteam is verantwoordelijk voor het vastleggen van de ROSA gerelateerde release notes in de ROSA-wiki.
- Een door Bureau Edustandaard aangewezen coördinator controleert dat relevante opmerkingen uit de notulen van de Architectuurraad voor wat betreft uitspraken over de ROSA ook in de metadata van de desbetreffende pagina's of begrippen worden vastgelegd.
- Samenvatting wijzigingen voorleggen aan de Standaardisatieraad
- Wijzigingen op de ROSA komen indien nodig ook op de agenda van de Standaardisatieraad. Wijzigingen worden dan niet in detail besproken, maar ze worden door het ROSA Beheerteam samengevat en door een vertegenwoordiger van dat team in context van het bredere geheel aan de Standaardisatieraad gepresenteerd. In die samenvatting en presentatie worden de bevindingen van de Architectuurraad meegenomen.
- Er wordt geen expliciete inhoudelijke goedkeuring aan de standaardisatieraad gevraagd. De Standaardisatieraad kan echter altijd de Architectuurraad, en daarmee dus feitelijk het ROSA Beheerteam, verzoeken om bepaalde zaken nog eens goed te bekijken of zelfs aan te laten passen ('terug naar de tekentafel'), mits daar duidelijke argumenten voor worden aangevoerd.
- Wanneer de Standaardisatieraad een expliciet oordeel over deze specifieke inhoud van ROSA heeft gegeven wordt dat in de metadata vastgelegd:
- Het ROSA Beheerteam is daarvoor verantwoordelijk,
- Een door Bureau Edustandaard aangewezen coördinator controleert dat relevante opmerkingen uit de notulen van de Standaardisatieraad voor wat betreft uitspraken over de ROSA ook in de metadata van de desbetreffende pagina's worden vastgelegd.
- Behandeling wijzigingen in Drivers, Doelen en Principes
- Voor Drivers, Doelen en Principes die in ROSA worden vastgelegd geldt een zwaarder goedkeuringstraject.
- Het QA-team is verantwoordelijk voor het bewaken van de consistentie van deze entiteiten.
- De Architectuurraad wordt expliciet gevraagd om ze inhoudelijk goed te keuren en de goedkeuringsstatus moet altijd bij die architectuurelementen worden vastgelegd. Het bespreken van deze architectuurelementen moet altijd prioriteit krijgen, aangezien ze de basis vormen van de uitwerking van modellen en andere architectuurelementen.
- De Standaardisatieraad wordt expliciet gevraagd om ze goed te keuren en de goedkeuringsstatus moet altijd bij die architectuurelementen worden vastgelegd. Het bespreken van deze architectuurelementen moet ook in de Standaardisatieraad altijd prioriteit krijgen.
Actoren en verantwoordelijkheden[bewerken]
Hieronder een overzicht van alle bij het beheer van ROSA betrokken actoren. Per actor wordt ook een overzicht gegeven van de taken en verantwoordelijkheden die voortvloeien uit de hierboven beschreven processen. De taken die hier worden opgenomen betreffen alleen die zaken die gerelateerd zijn aan het beheer van ROSA. Over overige taken doen we hier geen uitspraken.
De actoren zijn vrijwel altijd teams. De bemensing van de teams is met het oog op privacy en onderhoud alleen vastgelegd indien daar toestemming voor is gegeven en het niet al ergens anders is vastgelegd. Voor die teams waar het elders is vastgelegd, is wel een link naar die pagina's opgenomen.
ROSA Beheerteam[bewerken]
Taken en verantwoordelijkheden[bewerken]
- Verzamelen werkvoorraad
- Het bijhouden van een werkvoorraadoverzicht voor de ROSA.
- Ervoor zorgen dat door andere actoren ingebrachte aandachtsgebieden, verbeterpunten en speerpunten in het werkvoorraadoverzicht worden overgenomen.
- Plannen werkzaamheden
- Alle items op het werkvoorraadoverzicht ordenen (opsplitsen of samenvoegen).
- Met het QA-team samen de werkvoorraad prioriteren.
- Het opstellen van een planning en deze ter goedkeuring voorleggen bij de Architectuurraad.
- Een samenvatting van de door de Architectuurraad goedgekeurde planning ter kennisgeving voorleggen aan de Standaardisatieraad.
- Uitwerken
- Bepalen van de werkverdeling voor items op het werkvoorraadoverzicht.
- Het maken Architectuurplaten en overige inhoud van de ROSA.
- Het afstemmen van inhoud dat raakvlak heeft met de expertisegebieden van werkgroepen en experts binnen het onderwijsdomein.
- Architectuurplaten in concept ter review beschikbaar stellen met een duidelijke vermelding van de status.
- Beoordelen en vaststellen
- Het uitvoeren van een kwaliteitscontrole op nieuwe inhoud, waaronder het bepalen van de impact van wijzigingen, een naadloze aansluiting op de huidige inhoud van de ROSA en of alle metagegevens(attributen) correct zijn ingevuld conform de spelregeldocumenten.
- Wanneer de eerste kwaliteitscontrole is uitgevoerd op een verzameling nieuwe inhoud, moet deze worden voorgelegd aan het QA-Team.
- Het aanscherpen en uitbreiden van de verzameling inhoud op basis van suggesties van het QA-team.
- Laten vaststellen van wijzigingen in de Architectuurraad. Het verwerken van het oordeel van de Architectuurraad in de metadata en dit vastleggen in de release notes op de ROSA-wiki.
- Bevindingen van de Architectuurraad op het werkvoorraadoverzicht verwerken (aanpassingen in de scope, prioritering, planning).
- Een samenvatting maken van door de AR aangemerkte adviezen die voorgelegd moeten worden aan de standaardisatieraad.
- Informeren van de Standaardisatieraad over de voortgang en de status van bepaalde onderdelen, in het bijzonder ten aanzien van de motivatie-elementen (drivers, doelen) en de onderwijssemantiek.
Teamsamenstelling[bewerken]
3 tot 4 informatie-architecten (afkomstig van Surf, Kennisnet en Bureau Edustandaard) en een coördinator vanuit Bureau Edustandaard.
Werkgroep Onderwijssemantiek[bewerken]
Onderwijssemantiek (begrippen, conceptuele modellen) zijn een belangrijk onderdeel van de architectuur. Het zijn echter ook op zichzelf staande standaarden en worden derhalve beheerd en onderhouden door een aparte werkgroep binnen Edustandaard. Vanwege de verwevenheid met de ROSA, is deze werkgroep hier ook apart als actor opgenomen.
Taken en verantwoordelijkheden[bewerken]
- Scope
- ROSA Begrippenkader (onderhoud en beheer).
- KOI model (onderhoud en beheer)
- ROSA conceptuele informatiemodellen (review en opstellen wijzigingsvoorstellen)
- Alignment met andere begrippenkaders zowel binnen het onderwijs (SRA's, DUO, SLO etc.) als daarbuiten (NORA).
- Uitwerken
- Het identificeren en uitwerken van verbeterpunten op het gebied van begrippen zowel inhoudelijk als qua beheer en presentatie.
- Het beoordelen en verwerken van begrippen en begrippensets en/of wijzigingsvoorstellen die via info@edustandaard.nl worden aangeleverd of via andere kanalen. Bij beoordelen wordt gekeken of de begrippen niet al elders zijn gedefinieerd, of de definities voldoende duidelijk zijn, hoe die begrippen samenhangen met andere begrippen en of alle relevante metadata (attributen) goed zijn ingevuld conform het spelregel document voor begrippen.
- Het verzamelen van wijzigingen ten aanzien van het KOI model.
- Review organiseren door werkgroepen, experts etc.
- Afstemmen en samenwerken met eigenaren en betrokkenen van andere begrippenkaders, waaronder met die van het NORA Begrippenkader.
- Deelnemen aan de NL-SBB community.
- Informeren en vaststellen
- Aanpassingen in het begrippenkader en/of KOI-model met een advies aan het QA-team en AR voorleggen ter review en vaststelling.
- Het opstellen van een planning van werkzaamheden en deze ter goedkeuring voorleggen bij de Architectuurraad.
- Een samenvatting van de door de AR goedgekeurde planning ter kennisgeving voorleggen aan de Standaardisatieraad.
Teamsamenstelling[bewerken]
Standaardisatie-experts afkomstig van Kennisnet en DUO, liaisons vanuit de SRA's (FORA, MORA, HORA) plus coördinator vanuit Bureau Edustandaard
Quality Assurance-team (QA-team)[bewerken]
Taken en verantwoordelijkheden[bewerken]
- Inbrengen van ROSA verbeterpunten en wijzigingen en beoordelen van andere wijzigingsverzoeken.
- Bespreken het advies over de prioritering van de werkpakketten op het werkvoorraadoverzicht, dat door het ROSA beheerteam van tevoren is opgesteld.
- Nadat wijzigingen door experts of specifieke werkgroepen en het ROSA beheerteam of het Redactieteam ROSA Begrippenkader zijn opgesteld worden die altijd ter review voorgelegd aan het QA-team.
- Dit kan erin resulteren dat bepaalde inhoud nog verder moet worden uitgewerkt of aangescherpt of dat het QA-team voldoende tevreden is. Dit wordt dan in de metadata door het ROSA beheerteam vastgelegd.
- Alleen deze goedgekeurde wijzigingen worden aan de Architectuurraad voorgelegd.
- Een advies opstellen voor de Architectuurraad aangaande de vermeende impact en mitigatie van een inhoudelijke wijziging in de ROSA.
- Het bewaken van de consistentie van doelen en principes van de ROSA.
Teamsamenstelling[bewerken]
Minimaal:
- vertegenwoordigers van de Sectordoelarchitecturen en Sectorale Referentiearchitecturen,
- vertegenwoordiger(s) van DUO,
- vertegenwoordiger(s) van OCW,
- vertegenwoordiger(s) van ROSA beheerteam,
- vertegenwoordiger van Redactieteam ROSA Begrippenkader.
Adviesgroep Samenhang Referentiearchitecturen (RA's)[bewerken]
Missie[bewerken]
- De in de Werkgroep Samenhang betrokken sectorarchitecturen en sectorale referentiearchitecturen sluiten naadloos op elkaar aan.
Taken en verantwoordelijkheden[bewerken]
- Verantwoordelijk voor het herkennen en aangeven van knelpunten die mogelijk de samenhang tussen sector- en referentiearchitecturen binnen het onderwijs beïnvloeden.
- Komen tot een concrete aanpak om knelpunten te mitigeren. Dit zal leiden tot wijzigingsverzoeken voor alle RA's binnen de onderwijssector.
- De vertegenwoordigers van RA's binnen de werkgroep Samenhang, dragen de verantwoordelijkheid dat wijzigingsverzoeken volgens afspraken worden verwerkt.
- Het bijhouden en bijstellen van een gezamenlijke visie en roadmap. De vertegenwoordigers van de SRA's zijn er verantwoordelijk voor dat deze gedragen wordt door hun achterban.
- Het opstarten en beoordelen van impactanalyses van voorgestelde wijzigingen die zouden moeten leiden tot meer samenhang tussen RA's.
- De leden van de werkgroep zijn verantwoordelijk voor het delen van architectuurkennis vanuit en naar hun achterban.
Vertegenwoordiging in werkgroep Samenhang[bewerken]
Vertegenwoordigers met het mandaat om de verantwoordelijkheden horende bij de werkgroep Samenhang te dragen vanuit de:
- ROSA
- FORA en FOSA
- HORA en HOSA
- MORA en MOSA
Een voorzitter die het proces begeleidt en rapporteert richting Bureau Edustandaard.
Werkgroepen en experts[bewerken]
Taken en verantwoordelijkheden[bewerken]
- Uitwerken
- Architectuurplaten (views/modellen) en begeleidende teksten voor toepassingsgebieden binnen de ROSA uitwerken.
- Beoordelen
- Voorstellen en reviews vanuit Beheerteam ROSA, QA-team, Architectuurraad en andere gremia beoordelen en verwerken.
Teamsamenstelling[bewerken]
Voor bestaande werkgroepen en teamsamenstelling zie onder andere: Edustandaard werkgroepen
Bureau Edustandaard[bewerken]
Taken en verantwoordelijkheden[bewerken]
- Eerstelijns verantwoordelijk voor het beantwoorden van, via info@edustandaard.nl, binnenkomende vragen.
- Bepalen of die vraag aan ROSA gerelateerd is.
- Zo mogelijk de vraag beantwoorden m.b.v. een verwijzing naar relevante pagina's op ROSA.
- Zo nodig doorsturen van die vraag naar de juiste expert.
- De via info@edustandaard.nl aangeleverde begrippen doorsturen naar Redactieteam ROSA Begrippenkader.
- Verantwoordelijk voor het bewaken van het goede verloop van het ROSA beheerproces. Met name de kwaliteitsbeoordelingen en het daarbij betrekken van de juiste partijen en het transparant vastleggen van besluiten.
- Zorgt ervoor dat het bespreken van wijzigingen in ROSA op de agenda van de Architectuurraad en de Standaardisatieraad komt.
- Controleert dat relevante opmerkingen uit de notulen van de Architectuurraad voor wat betreft uitspraken over de ROSA ook in de metadata van de desbetreffende pagina's of begrippen worden vastgelegd.
- Controleert dat relevante opmerkingen uit de notulen van de Standaardisatieraad voor wat betreft uitspraken over de ROSA ook in de metadata van de desbetreffende pagina's of begrippen worden vastgelegd.
- Bewaking van het ROSA Beheerproces door:
- Wijzigingen vast te leggen in release notes.
- Ervoor zorgen dat het bespreken van deze wijzigingen in ROSA op de agenda van de Architectuurraad en de Standaardisatieraad komt.
- Controleren of relevante opmerkingen uit de notulen van de Architectuurraad voor wat betreft uitspraken over de ROSA, ook in de metadata van de desbetreffende pagina's of begrippen zijn vastgelegd.
Teamsamenstelling[bewerken]
Zie: Bureau Edustandaard
Edustandaard Architectuurraad[bewerken]
Taken en verantwoordelijkheden[bewerken]
- Oordelen of opgeleverde onderdelen vastgesteld kunnen worden.
- Beoordelen of nader onderzoek naar de impact van inhoudelijke wijzigingen in de ROSA nodig is en welke actor deze analyse moet uitvoeren.
- Het inbrengen van nieuwe aandachtsgebieden en aanwijzen van speerpunten (prioriteren) die in de ROSA moeten worden uitgewerkt of aangepast.
- Het bewaken van onderlinge samenhang tussen onderdelen van de ROSA.
- Het beoordelen van het Werkvoorraadoverzicht.
- Bepalen welke inhoudelijke wijzigingen nog langs de Standaardisatieraad moeten en daarvoor een advies (laten) opstellen.
- Het zorgen voor c.q. stimuleren van aansluiting op de ROSA vanuit de eigen achterban.
Teamsamenstelling[bewerken]
Zie: Architectuurraad
Edustandaard Standaardisatieraad[bewerken]
Taken en verantwoordelijkheden[bewerken]
- Het inbrengen van nieuwe aandachtsgebieden en aanwijzen van speerpunten die in de ROSA moeten worden uitgewerkt of aangepast.
- Beoordelen of grote aanpassingen in de ROSA passen binnen de bestuurlijke uitgangspunten van de standaardisatieraad. Indien dit niet het geval is, kan de standaardisatieraad het initiatief terug naar de tekentafel sturen, mits daar duidelijke argumenten voor worden aangevoerd.
- Per wijziging of toevoeging van een driver of doel in de ROSA, moet expliciet een oordeel worden uitgesproken.
Teamsamenstelling[bewerken]
Zie: Standaardisatieraad
Zie ook[bewerken]
- Samenhang met andere architecturen
- De modellen worden ontwikkeld in Archi met behulp van Github voor versiebeheer.
- Overzicht van recente wijzigingen