Ketenprocessen

Deze pagina is vastgesteld door Architectuurraad, op 10 november 2022.

Net als in andere overheidsdomeinen wordt ook in het onderwijsdomein veel in ketenverband samengewerkt. Die ketensamenwerkingen vinden plaats in de context van een ketenproces of zelfs meerdere ketenprocessen. Een ketenproces kan weer bestaan uit een of meerdere ketenprocesstappen waarbinnen er sprake is van ketensamenwerking tussen twee of meer ketenpartijen. Een ketenproces biedt een generieke weergave van het ‘wat’ en ‘hoe’ in een bepaald domein. Het ‘wat’ wordt gevormd door gegevenssoorten, het ‘hoe’ door processen. In die processen zijn het de gegevenssoorten die ‘stromen’ tussen de processtappen. De gegevenssoorten zijn belangrijk omdat ze het fundament zijn van de informatiehuishouding in een ketenproces. De processen zijn belangrijk omdat ze inzicht geven in de verantwoordelijkheden die aan rollen in het ketenproces zijn toegewezen.

Met de uitwerking van ketenprocesmodellen geven we weer hoe die samenwerking is vormgegeven. Een ketenprocesmodel geeft inzicht in

• rollen en verantwoordelijkheden,
• zeggenschappen ten aanzien van gegevenssoorten,
• gebruikte referentiecomponenten en afspraken.

Samenhangende ketenprocessen zijn ingedeeld in ketendomeinen.

Naam	Beschrijving
Aanmelden	Het ketenproces 'Aanmelden' behelst het registreren voor een opleiding bij een onderwijsinstelling die definitief kan worden gemaakt binnen het ketenproces 'Inschrijven'. Het proces aanmelden staat ten dienste van de inschrijving bij de instelling. Door middel van het aanmeldproces krijgt de instelling de beschikking over persoons- en vooropleidingsgegevens die het mogelijk maken een beoordeling te maken met betrekking tot toelaatbaarheid en om de juiste gegevens voor de inschrijving te gebruiken. De instelling kan de persoons- en vooropleidingsgegevens op twee manieren opvragen: - via (afzonderlijke) abonnementen voor persoonsgegevens en vooropleidingsgegevens. Bij een abonnement wordt voor iedere wijziging in persoonsgegevens (respectievelijk vooropleidingsgegevens) de volledige set van persoonsgegevens (respectievelijk vooropleidingsgegevens) als spontane mutatie geleverd. - via eenmalige opvraging. Hierbij dient de instelling op de bestemde momenten een opvraging te doen van persoonsgegevens, respectievelijk vooropleidingsgegevens, waarna de set persoonsgegevens, respectievelijk vooropleidingsgegevens geleverd wordt. NB. Binnen PO wordt het aanmelden niet alsdusdanog onderkent, en onderkent men enkel het identificeren als aprt proces. Hierna volgt het inschrijven
Certificeren	Het ketenproces 'Certificeren' behelst de afhandeling van de conformiteitsbeoordeling en registratie van de afgifte van het waardedocument na goedkeuring, in het kader van de afronding van (delen van) de opleiding.
Erkennen van onderwijs	Het ketenproces 'Erkennen van onderwijs' omvat het aanvragen en de behandeling van de aanvraag voor de erkenning binnen het onderwijsdomein, waarmee toestemming wordt gegeven aan een Onderwijsinstelling en zijn onderwijsaanbod. Erkenningen vinden plaats op niveau van onderwijsinstelling en opleiding.
Examineren	Het ketenproces "Examineren' omvat het: - vaststellen examenkaders, - organiseren van het examen - uitvoeren v an de examenonderdelen, - bepalen van de uitslag, - verstrekken waardedocument.
Financieren van onderwijs	Het ketenproces 'Financieren van onderwijs' behelst het beschikbaar maken van de financiële middelen ten behoeve van de onderwijspartijen aangaande de bekostiging, subsidiering of eigen bijdragen .
Inschrijven	Het ketenproces "Inschrijven' behelst het definitief maken middels een inschrijving voor een opleiding bij een Onderwijs instelling die in meerdere stappen wordt doorlopen. Het doel van het aanleveren van inschrijvingen is het vullen van het onderwijsregister bij DUO. Deze gegevens worden gebruikt voor diverse processen, o.a. voor het bepalen van de bekostiging, het leveren van beleidsinformatie, het leveren van informatie over het verzuim en voor het bepalen van de rechtmatigheid van de toekenning van studiefinanciering aan de student.
Leermateriaal ontwikkelen	Het construeren van leermateriaal en het geschikt maken van dat materiaal voor toepassing in onderwijsleersituaties.
Leermiddel aanbieden	Het samenstellen van leermiddelen voor specifieke onderwijstoepassingen en -doelgroepen.
Leermiddel gebruiken	Het ingebruiknemen van leermiddelen en het aanwenden van het leermateriaal.
Leermiddel verwerven	Het verkrijgen van een leermiddel en/of het recht om een leermiddel te gebruiken.
Leermiddel(gebruik) betalen	De afhandeling van een eventuele financiële verplichting na verwerving en/of gebruik van een leermiddel.
Monitoren doorstroom	Het ketenproces 'Monitoren doorstroom' behelst het uitvoeren van de controle op de doorstroom van onderwijsdeelnemers door het analyseren van de verzamelde data, en de uitkomsten te gebruiken om, waar nodig, in te grijpen of bij te stellen in het onderwijsprogramma of de onderwijsondersteuning.
Monitoren voortgang	Het ketenproces "Monitoren voortgang' behelst het geheel aan controles en analyses op metingen over voortgang, en het verwerken van de resultaten daaruit in de uitvoering van het onderwijs.
Overstappen	Het ketenproces "Overstappen' omvat alle processtappen die noodzakelijk zijn om de onderwijsdeelnemer, en zijn onderwijsdata, over te dragen bij de overstap van de ene naar de andere opleiding.
Publiceren onderwijsinrichting	Het ketenproces 'Bepalen onderwijsaanbod' behelst het vaststellen en publiekelijk maken van het onderwijsaanbod door publicatie.
Toetsen	Het ketenproces "Toetsen' omvat het: - aanmelden van de deelnemers, - plannen van de toetsafname, - afnemen van de toets, - analyseren van de toetsafnames, - presenteren van de toetsresultaten.
Verzamelen digitaal portfolio	Het ketenproces 'Verzamelen digitaal portfolio' behelst het beschikbaar maken van een digitaal portfolio waar de onderwijsdeelnemer al zijn 'output' kan verzamelen en vastleggen.
Voorkomen van schooluitval	Het ketenproces 'Voorkomen van schooluitval' behelst het vroegtijdig signaleren door te monitoren en te analyseren op verzuim, zodat ingegrepen kan worden op voortijdig schoolverlaten.

Uitgewerkte ketenprocessen

In de ROSA zijn ketenprocessen uitgewerkt in de volgende ketenprocesmodellen:

• Toetsen en examineren
• Leermiddel gebruiken

Een generiek herkenbaar geheel aan processtappen waarbinnen er sprake is van ketensamenwerking tussen twee of meer ketenpartners.

Een specifieke invulling van een ketenproces, waarin sprake is van het afhandelen van minimaal een ketenprocesstap in de vorm van een interactie tussen twee of meer ketenpartners.

De scope van een vertrouwensrelatie (bijvoorbeeld op keten, organisatorisch of systeemniveau).

Een opleidingseenheid die door een onderwijsaanbieder aangeboden wordt in een bepaalde vorm, al dan niet op een bepaalde onderwijslocatie.

Een samenhangend geheel van vakken, gericht op de verwezenlijking van welomschreven doelstellingen op het gebied van kennis, inzicht en vaardigheden.

Een onderwijsgerelateerde organisatie met het aanbieden van onderwijs als doel.

Een organisatie die onderwijs aanbiedt en verzorgt en regelt dat aan de gestelde randvoorwaarden wordt voldaan.

Een generiek herkenbaar geheel aan processtappen waarbinnen er sprake is van ketensamenwerking tussen twee of meer ketenpartners.

Een organisatie die door een onderwijsbestuur is ingesteld voor het verzorgen van onderwijs.

Het bekend maken van de identiteit van personen, organisaties of IT-voorzieningen.

Weergave van een feit, begrip of aanwijzing, geschikt voor overdracht, interpretatie of verwerking door een persoon of apparaat.

Datgene wat een onderwijsorganisatie organiseert aan onderwijsactiviteiten zowel inhoudelijk als qua aanpak.

Het werk- en denkniveau dat verwacht wordt bij deelname aan een opleiding in het non-formele onderwijs.

Het door het Ministerie van OCW erkende opleidingsniveau ten behoeve van opleidingen en vakken van alle onderwijssectoren.

Het beleid en de doelstellingen die geformuleerd zijn door onderwijspartijen (onder andere sectorraden, OCW, ketenpartijen, Surf, Kennisnet).

Een didactisch hulpmiddel om onderwijsactiviteiten te ondersteunen.

Een groep van gespecialiseerde professionals die door een onderwijsbestuur is ingesteld voor het ambulant begeleiden van leerkrachten en leerlingen bij het respectievelijk geven en volgen van onderwijs voor doelgroepen met specifieke beperkingen.

Alle activiteiten die nodig zijn om de deelname aan het onderwijs mogelijk te maken.

Een bewerking of een geheel van bewerkingen met betrekking tot persoonsgegevens of een geheel van persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd via geautomatiseerde procedés, zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiden of op andere wijze ter beschikking stellen, aligneren of combineren, afschermen, wissen of vernietigen van gegevens.

Een natuurlijk persoon die deelneemt aan een onderwijsactiviteit om zich kennis, vaardigheden en attitudes eigen te maken.