Opvolgen aan- en afwezigheid
Deze pagina toont de uitwerking van het ketenprocesmodel Opvolgen aan- en afwezigheid en bevat een aantal ketenprocessen die binnen het ketendomein Deelname aan het onderwijs vallen. De keuze om deze ketenprocessen in dit model op te nemen heeft te maken met de afhankelijkheid en samenhang tussen deze processen en met de ketensamenwerkingen die deze processen ondersteunen. In de uitwerkingen is input verwerkt vanuit de FORA, MORA, HORA, DUO en professionals die de verantwoordelijkheid hebben voor de opvolging van verzuim (in het geval dat er sprake is van leerplicht).
In detail[bewerken]
Deze weergave geeft de inrichting van het ketenproces Opvolgen aan- en afwezigheid in detail weer. De ketenprocesstappen geven expliciete invulling aan het ketenproces en ondersteunen op hun beurt de gegevensuitwisselingen die tot uitdrukking komen in de informatieobjecten die van en naar de ketenprocesstappen lopen.
Het ketenprocesmodel opvolgen aan- en afwezigheid heeft als uitgangspunt het beoordelen van aan- en afwezigheid en het terugdringen van verzuim. In principe zien we eigenlijk maar 1 ketenproces waarbij de uitvoering afhankelijk van het werkingsgebied geheel bij de onderwijsorganisatie zelf ligt of bij de onderwijsorganisatie en andere ketenpartners. In het ho bijvoorbeeld, waar verzuim als aanduiding in principe ook niet wordt gebezigd, zijn de stappen vooral een interne gelegenheid waarbij niet iedere processtap heel expliciet is en waarbij de verantwoordelijkheid ligt bij de docent (een student kan geen tentamen o.i.d. doen als die teveel colleges heeft gemist bijvoorbeeld). In het po en vo en ook in het mbo ligt dat anders vanwege de wetgeving en de rol van de toezichthouder (zoals bijvoorbeeld de leerplichtambtenaar of het RMC).
Het proces kan dus vanuit twee perspectieven gevolgd worden. Enerzijds kan het model gebruikt worden vanuit een situatie waarin een onderwijsorganisatie zelfstandig een passende maatregel vastlegt (al of niet in overleg met ouders/verzorgers), anderzijds is het model te volgen vanuit een perspectief waarbij de opvolging van het geconstateerde verzuim bij de onderwijsinspectie komt te liggen (waarbij afstemming met de onderwijsorganisatie onderdeel van die opvolging is). Beide perspectieven gebruiken dezelfde ketenprocesstappen. In het model is als eerste stap het beoordelen van verlofaanvragen opgenomen. Deze ketenprocesstap kan parallel aan het gehele proces uitgevoerd worden en moet niet gelezen worden als het startpunt van dit proces. In het algemeen zal het ketenproces van opvolgen aan- en afwezigheid starten vanuit de aan- en afwezigheidsregistratie die plaatsvindt in de administratie van de onderwijsdeelname. Hieronder per ketenprocesstap een verdere duiding. De definities van iedere ketenprocesstap zijn onder het model opgenomen in een tabel of te vinden door middel van het doorklikken op de objecten in de weergave.
Beoordelen verlofaanvragen: Bij de beoordeling van een verlofaanvraag zal, indien relevant, de aanvraag getoetst worden op vrijstelling van de leerplicht (bij een leerplichtige leerling). In het geval van een niet-leerplichtige leerling zal de vrijstelling op het leeraanbod beoordeeld worden door (een medewerker van) de onderwijsorganisatie zelf. Het verlenen van verlof is van invloed op de afwezigheidsmelding van een onderwijsdeelnemer. De formele vrijstelling van de leerplicht wordt afgegeven door de leerplichtambtenaar in het geval van een leerplichtige onderwijsdeelnemer (leerling in het po, vo en deels mbo) of door de onderwijsorganisatie in het geval van een niet-leerplichtige onderwijsdeelnemer (meerderjarige student in het mbo of ho).
Analyseren aan/afwezigheid: In deze processtap wordt er bepaald wat de reden is van absentie van een onderwijsdeelnemer. NB De aanwezigheid van onderwijsdeelnemers wordt wel geregistreerd maar zal normaliter geen verdere opvolging kennen. Afhankelijk of uit de beoordeling van afwezigheid dit als geoorloofd of ongeoorloofd wordt gekenmerkt, zal er een verdere opvolging plaatsvinden. Wanneer er sprake is van het overschrijden van een bepaalde mate van ongeoorloofd verzuim zal dit vastgelegd worden in een verzuimmelding (afhankelijk van het werkingsgebied zijn er diverse typen verzuimmeldingen, in het ho zal dit doorgaans beperkt blijven tot de administratie van de opleiding of de instelling). De verzuimmelding zal intern of, door een gegevensuitwisseling, door de leerplichtambtenaar of Doorstroompunt (voorheen RMC) opgevolgd worden.
Distribueren verzuimmelding: Het distribueren van de melding kan in twee vormen plaatsvinden. In het geval van een leerplichtige leerling zal de verzuimmelding door DUO verwerkt worden naar de betreffende leerplichtambtenaar van de gemeente. In het geval van een niet-leerplichtige onderwijsdeelnemer zal de onderwijsorganisatie zelfstandig de distributie van de verzuimmelding verzorgen zodat er een adequate opvolging kan plaatsvinden. Zoals gezegd kan die distributie heel "dun" zijn, beperkt tot een eigen, niet-formele administratie. In het ho spreekt men niet van verzuim, maar kan een docent wel op basis van aan- en afwezigheid van een student bijvoorbeeld besluiten deze niet te laten deelnemen aan een examen of tentamen.
Opvolgen verzuim: In deze processtap vindt analyse plaats van de verzuimmelding, worden verzuimmaatregelen genomen en worden acties uitgezet volgend uit de verzuimmaatregel(en). Die maatregelen zijn afhankelijk van het werkingsgebied al of niet in overleg tussen partijen bepaald (bijvoorbeeld voor po en vo zullen doorgaans de onderwijsorganisatie, de wettelijk vertegenwoordiger van de onderwijsdeelnemer en de toezichthouder hier overleg met elkaar over hebben gehad). De resultaten uit de maatregelen worden gedurende de afhandeling gevolgd en waar nodig bijgestuurd opdat doelstellingen worden gehaald. Het kan voorkomen dat wanneer een onderwijsdeelnemer leerplichtig is en ongeoorloofd afwezig is de onderwijsorganisatie besluit voorlopig toch geen externe melding te maken. In een dergelijke situatie zal de onderwijsorganisatie inschatten dat zij zelfstandig afspraken kunnen maken met de onderwijsdeelnemer en/of zijn/haar ouders/verzorgers om het verzuim te stoppen.
Toezicht houden op uitvoering verzuimmaatregelen: Het toezicht is essentieel om te bepalen of de gestelde maatregelen effectief zijn. Indien blijkt dat de maatregelen onvoldoende het gewenste effect bereiken kunnen er aanvullende verzuimmaatregelen opgelegd worden. In het geval van een leerplichtige leerling zal de leerplichtambtenaar de verzuimmaatregelen doornemen met de onderwijsorganisatie. De leerplichtambtenaar is verantwoordelijk voor het toezicht, echter zal dit toezicht (vanuit praktisch oogpunt) in gezamenlijkheid met de onderwijsorganisatie plaatsvinden.
Monitoren verzuimontwikkeling: Het monitoren van de verzuimontwikkeling is gericht op het bepalen of de maatregelen die getroffen worden effectief zijn voor het verzuim binnen een onderwijsorganisatie. Om te bepalen wat de stand van zaken is zullen zowel de eigen registraties van de onderwijsorganisatie geraadpleegd worden alsmede informatie die vanuit de keten toegankelijk is. Een van de ketenbronnen zijn de verzuimrapportages die DUO opstelt.
In context[bewerken]
Deze in context-weergave geeft inzicht in welke ketenprocessen en contexten vanuit het ketenprocesmodel Opvolgen aan- en afwezigheid worden aangesproken, maar die niet in dit ketenprocesmodel verder in detail zijn uitgewerkt. In het in context-model zijn enkel de informatieobjecten opgenomen die tussen de verschillende ketenprocessen uitgewisseld worden.
Het opvolgen van aan- en afwezigheid heeft een relatie naar één andere context namelijk het ketenprocesmodel Aanmelden en administreren onderwijsdeelname. Binnen dat ketenprocesmodel is het ketenproces administreren van de onderwijsdeelname uitgewerkt en in de processtap Administreren aan/afwezigheid onderwijsdeelnemer worden zowel verlofaanvragen als de aan-/afwezigheid van een onderwijsdeelnemer geregistreerd.
Deze registratie leidt tot de informatieobjecten Verlofaanvraag en Aan-/afwezigheid en die vormen de input voor het ketenproces Opvolgen aan/afwezigheid. Op basis van de opvolging van (een) afwezigheidsmelding(en) kan er een verzuimmaatregel toegepast worden. Deze maatregel wordt dan weer binnen de processtap Administreren aan/afwezigheid onderwijsdeelnemer vastgelegd.
Per rol[bewerken]
In deze weergave staan de rollen centraal die een verantwoordelijkheid hebben in de uitvoering van het ketenproces Opvolgen aan- en afwezigheid. In de weergave zijn naast de rollen ook de informatieobjecten opgenomen die uitgewisseld worden tussen de betrokken ketenpartners die de rollen kunnen vervullen. Deze view vormt daarmee een referentie voor het inrichten van ketensamenwerkingen.
Afhankelijk van het werkingsgebied kunnen de ketenprocesstappen van het ketenproces Opvolgen aan- en afwezigheid door 1 rol dan wel door meerdere rollen worden afgehandeld. Met name in die laatste opzet zal er sprake zijn van ketensamenwerking en gegevensuitwisselingen.
De afwezigheid van een onderwijsdeelnemer over een bepaalde periode wordt geanalyseerd. In het po en vo vindt dit bijvoorbeeld plaats op basis van een op de wet gebaseerde beslisboom. Als de mate van afwezigheid beschouwd wordt als ongeoorloofd verzuim dan kan er een volledig interne of een combinatie tussen interne en externe opvolging plaatsvinden. In de weergave is onderscheid gemaakt tussen deze twee vormen. De processtappen die uitgevoerd worden bij zowel interne als interne/externe opvolging zijn echter gelijk, alleen de vorm waarin dit geschiedt kan sterk verschillen afhankelijk van het werkingsgebied (in het ho blijven bijvoorbeeld veel stappen impliciet). Indien het enkel een interne opvolging betreft zal er geen sprake zijn van een verzuimmelding en een verzuimmaatregel die in een ketensamenwerking uitgewisseld worden.
Op het moment dat er een externe opvolging van het verzuim plaatsvindt, bijvoorbeeld bij relatief verzuim in het po en vo, zal de registerhouder de logistiek van de informatie-uitwisseling verzorgen van de onderwijsorganisatie naar de toezichthouder. De toezichthouder zal vervolgens de analyse in samenwerking met de onderwijsorganisatie verder uitvoeren. Als we inzoomen op partijen die de rol toezichthouder kunnen vervullen (naast de onderwijsorganisatie zelf) dan zal in het geval van het po, vo en deels mbo de leerplichtambtenaar bij een gemeente deze rol vervullen. De leerplichtambtenaar zal in het kader van de opvolging op de verzuimmelding zelfstandig een beeld vormen over de aanleiding en situatie rondom het verzuim. Hiervoor heeft de leerplichtambtenaar vaak ook (meermaals) contact met zowel ouders/verzorgers als de onderwijsorganisatie. De leerplichtambtenaar zal op basis van de melding en de afstemming een eigen dossier opstellen en verzuimmaatregelen instellen.
Bij onderwijsdeelnemers van 18-23 jaar zonder startkwalificatie is het Doorstroompunt voortijdig schoolverlaten (voorheen RMC) de partij die de opvolging uitvoert en mogelijke verzuimmaatregelen opstelt. Daarnaast kan bij de mbo-studenten en ook voor bepaalde vo-scholieren er gevolgen zijn voor studiefinanciering resp. de tegemoetkoming scholieren. De toelage wordt dan omgezet in een lening. Hier ligt de verantwoordelijkheid voor deze maatregelen bij DUO.
Ketenprocessen[bewerken]
| Naam | Beschrijving |
|---|---|
| Opvolgen aan- en afwezigheid | Het beoordelen van aan- en afwezigheid, het melden van (ongeoorloofd) verzuim, het nemen van passende maatregelen met het doel terugdringen van verzuim en van vroegtijdig schoolverlaten. |
Ketenprocesstappen[bewerken]
| Naam | Beschrijving |
|---|---|
| Analyseren aan/afwezigheid | Bepalen wat de reden is van absentie. Afhankelijk of uit de beoordeling van afwezigheid dit als geoorloofd of ongeoorloofd wordt gekenmerkt, zal er een verdere opvolging plaatsvinden. |
| Beoordelen verlofaanvragen | Bepalen of een verlofaanvraag gehonoreerd kan worden en e |
| Distribueren verzuimmelding | Het ontvangen, verwerken en doorsturen van de verzuimmelding vanuit een onderwijsorganisatie naar de toezichthouder. |
| Monitoren verzuimontwikkeling | Evalueren van zowel de effectiviteit van verzuimmaatregelen ten behoeve van het terugdringen van het verzuim alsmede de ontwikkeling van het verzuim op grotere schaal. |
| Opvolgen verzuim | Analyseren van de verzuimmelding, het nemen van verzuimmaatregelen en het uitzetten van acties volgend uit de verzuimmaatregel(en). De uitkomsten uit de maatregelen worden gedurende de afhandeling gevolgd in de processtap Toezicht houden op uitvoering verzuimmaatregelen. |
| Toezicht houden op uitvoering verzuimmaatregelen | Bepalen of de gestelde maatregelen effectief zijn en daar eventueel in bijsturen op dat de gestelde doelen worden behaald. |
Informatieobjecten[bewerken]
| Informatieobject | Beschrijving |
|---|---|
| Aan-/afwezigheid | De aan-/afwezigheid van een onderwijsdeelnemer op het moment dat die verwacht wordt deel te nemen aan onderwijsactiviteiten. |
| Besluit verlofaanvraag | Het besluit of een verlofaanvraag al dan niet wordt ingewilligd. |
| Verlofaanvraag | Een verzoek om verlof te krijgen voor deelname aan alle onderwijsactiviteiten voor een bepaalde periode. |
| Verzuimmaatregel | Een maatregel die wordt uitgevoerd door een medewerker van de school of een externe partij om het verzuim van een onderwijsdeelnemer zoveel mogelijk te voorkomen / beperken. De maatregel kan op basis van vrijwillige (via school instelling) of wettelijke (via gemeente) basis opgelegd worden. |
| Verzuimmelding | Een kennisgeving aan een formele door de wetgever aangewezen instantie dat de onderwijsdeelnemer zonder geldige reden les- of praktijktijd heeft verzuimd. |
| Verzuimrapportage | Een rapportage die het verzuim van onderwijsdeelnemers registreert ten behoeve van de analyse van verschillende aspecten van verzuim, zoals frequentie, duur, oorzaken en impact op de organisatie. Een verzuimrapportage geeft inzicht op het niveau van onderwijsorganisatie, gemeente, regio en/of op landelijk niveau. |
| Verzuimrapportage DUO | Een rapportage rondom verzuim die door DUO beschikbaar gesteld wordt. |
| Verzuimrapportage onderwijsorganisatie | Een rapportage die vanuit de onderwijsdeelnemeradministratie(s) opgesteld worden ten behoeve van het inzicht geven in het verzuim van onderwijsdeelnemers binnen de organisatie. |