Aanmelden en administreren onderwijsdeelname
Deze pagina toont de uitwerking van het ketenprocesmodel Aanmelden en administreren onderwijsdeelname en bevat een aantal ketenprocessen die alle binnen het ketendomein Deelname aan het onderwijs vallen. De keuze om deze ketenprocessen in dit model op te nemen heeft te maken met de afhankelijkheid en samenhang tussen deze processen en met de ketensamenwerkingen die deze processen ondersteunen.
In detail[bewerken]
Deze weergave geeft de inrichting van de ketenprocessen aanmelden, overstappen, administreren onderwijsdeelname en administreren onderwijsresultaat in detail weer en hoe die zich tot elkaar verhouden. De ketenprocesstappen geven expliciete invulling aan de ketenprocessen en ondersteunen op hun beurt de gegevensuitwisselingen die tot uitdrukking komen in de informatieobjecten die van en naar de ketenprocesstappen lopen.
De processtappen die bij het Aanmelden van belang zijn geven invulling aan het verzamelen en valideren van de voor dit proces relevante gegevens van de onderwijsdeelnemer en de door hem gekozen opleiding bij de aanmelding. Is er sprake van het overstappen van de latende onderwijsorganisatie naar de ontvangende onderwijsorganisatie dan vindt de overdracht van (een deel van) deze gegevens plaats, en in de meeste gevallen in de vorm van een digitaal dossier. Deze overdracht wordt geautoriseerd waarna de verzamelde gegevens kunnen worden overgedragen. Het informatieobject Onderwijsdeelnemer wordt aan de hand van de gegevensuitwisselingen bij de aanmelding opgebouwd uit gegevens ten aanzien van zijn Personalia en zijn Portfolio, met de daarin opgenomen de gevolgde en te volgen onderwijsdeelname(s) en het eventueel daarbij horende Onderwijsresultaat. Op basis van de verzamelde gegevens wordt de opleidingskeuze bepaald met inachtneming van de eisen die gesteld zijn ten aanzien van de toelaatbaarheid van de specifieke onderwijsdeelnemer. Bij het Aanmelden wordt ten behoeve van de financiering van de onderwijsdeelname een indicatie afgegeven.
De processtappen bij het Administreren van de onderwijsdeelname geven, na afhandeling van de identificatiegegevens, invulling aan de registratie van gegevens van belang voor het vastleggen van de onderwijsdeelname en de indeling van de onderwijsdeelnemer binnen de uitvoering van de opleiding. Vanuit de registratie van aan- en afwezigheid van de onderwijsdeelnemer wordt in geval van ongeoorloofd verzuim de Verzuimmelding gedaan en zal vanuit de opvolging van het verzuim de Verzuimmaatregel terug gemeld worden. Dit is per werkingsgebied anders geregeld en zijn er ook andere ketenpartners bij betrokken. Gedurende de gehele cyclus van de onderwijsdeelname wordt de financiering geadministreerd en actueel gehouden, tot het moment dat er een uitschrijving plaatsvindt.
De processtappen bij het Administreren onderwijsresultaat zorgen ervoor dat een subset van het Leerresultaat zoals dat bij de uitvoering van het onderwijs ontstaat worden verwerkt, zodat een formele bepaling wordt vastgelegd van het Onderwijsresultaat. Ook de Onderwijswaarderingen die verkregen worden uit het certificeren en diplomeren worden hiermee administratief verwerkt en beschikbaar gemaakt in het Onderwijsresultaat.
In context[bewerken]
Deze in context-weergave geeft inzicht in welke ketenprocessen en contexten vanuit het ketenprocesmodel Aanmelden en administreren onderwijsdeelname worden aangesproken, maar die niet in dit ketenprocesmodel verder zijn uitgewerkt. In het in context-model zijn enkel de informatieobjecten opgenomen die tussen de verschillende ketenprocessen uitgewisseld worden.
De In context-view toont allereerst de ketenprocessen in samenhang die relevant zijn voor het ketenprocesmodel dat hier is uitgewerkt (Aanmelden, Overstappen, Administreren onderwijsdeelname, Administreren onderwijsresultaat). Daarnaast zijn in deze In context-view zogeheten contexten (toepassingsscenario's) met daarin andere ketenprocessen weergegeven die niet zozeer tot het uitgewerkte ketenprocesmodel zelf behoren en ook niet altijd tot het ketendomein waar het ketenprocesmodel onderdeel van is, maar die wel randvoorwaardelijk zijn voor de ketenprocessen in het ketenprocesmodel of andersom.
Bij de processen Aanmelden (van de onderwijsdeelnemer) en het Administreren onderwijsdeelname worden naast het verzamelen van de relevante gegevens over de onderwijsdeelnemer en de gewenste opleiding ook informatie over de financiering van de opleiding opgehaald. De hierbij onderkende informatieobjecten Indicatie deelnamekosten en Bekostigingsstatus komen als input uit de context van de Financiering van de onderwijsdeelname en zijn van belang bij het kunnen afronden van de processen Aanmelden alsmede ook het en het Administreren onderwijsdeelname.
Bij het afronden van de aanmelding is de opleiding gekozen, definitief gemaakt en geadministreerd als inschrijving van de onderwijsdeelnemer. Het informatieobject Onderwijsdeelnemer geeft de benodigde informatie die binnen de uitvoering van de opleiding de planning en roostering, en de afname van toetsen en examens wordt gebruikt. Resultaten uit het volgen van het onderwijs worden geadministreerd bij de onderwijsdeelnemer in een andere context die valt bij onder Uitvoering van het onderwijs. Sommige van die resultaten (al of niet geaggregeerd) kunnen (in het model via het informatieobject Leerresultaat) als input administratief verwerkt worden bij de onderwijsdeelnemer als formeel onderwijsresultaat zodat monitoring op voortgang en centrale registratie door andere partijen in het onderwijsdomein kan plaatsvinden.
Binnen het Administreren onderwijsdeelname kan er uit de aan- en afwezigheidsadministratie in geval van ongeoorloofd verzuim het informatieobject Verzuimmelding gegenereerd worden die voor de initiatie zorgt van het ketenproces Monitoring verzuim . De uit dit ketenproces voort te komen Verzuimmaatregel wordt teruggekoppeld zodat dit bij de onderwijsdeelname kan worden vastgelegd.
Per rol[bewerken]
In deze weergave staan de rollen centraal die een verantwoordelijkheid hebben in de uitvoering van de ketenprocessen die onderdeel vormen van het ketenprocesmodel Aanmelden en administreren onderwijsdeelname alsmede de ketenprocessen behorende tot de contexten die nauw verbonden zijn aan deze processen. In de weergave zijn naast de rollen ook de informatieobjecten opgenomen die uitgewisseld worden tussen de betrokken ketenpartners die de rollen kunnen vervullen. Deze view vormt daarmee een referentie voor het inrichten van ketensamenwerkingen.
Als bij het Aanmelden er sprake is van een dienstverlener (Dienstverlener overstappen) dan zal die ketenpartner, ten behoeve van de uitvoering van de overdracht van de gegevens, toestemming voor de gegevensuitwisseling vragen in de vorm van een Autorisatie gegevensuitwisseling. Middels het Overstapdossier worden de betreffende gegevens voor een specifieke Onderwijsdeelnemer daadwerkelijk uitgewisseld tussen de latende en de ontvangende Onderwijsorganisatie. De Dienstverlener aanmelding ondersteunt de ketenprocesstappen van het identificeren en het verzamelen van de gegevens van de Onderwijsdeelnemer ten aanzien van (een subset van) zijn Personalia, zijn Portfolio, de Opleiding en zijn Onderwijsresultaat. In sommige gevallen mogen een deel van die gegevens betrokken worden bij de Registerhouder onderwijsdeelnemer.
Bij het Aanmelden wordt ook de toelaatbaarheid bepaald inclusief eventuele verkregen Prestatieverklaring(en) zoals beoordeeld door de Geautoriseerde beoordelingsinstantie. Bij het Administreren van de onderwijsdeelname door de Onderwijsorganisatie wordt op basis van een positief besluit over de toelaatbaarheid de gegevens die zijn verzameld bij Aanmelden vastgelegd.
Als uit de processtap Administreren aan/afwezigheid onderwijsdeelnemer blijkt dat er sprake is van Ongeoorloofd verzuim dan wordt middels een Verzuimmelding dit doorgezet naar de Toezichthouder verzuim, zodat daar het verzuim kan worden opgevolgd in het kader van het monitoren van het verzuim. NB de rol van Toezichthouder verzuim kan per werkingsgebied verschillen, in het po en vo is dat de leerplichtambtenaar maar in het mbo speelt die alleen voor minderjarigen nog een rol en in het ho helemaal niet.
Ten behoeve van de financiering van de onderwijsdeelnemer wordt er bij de aanmelding een Indicatie deelnamekosten verkregen door de Financier onderwijsdeelnemer, die ook gedurende de onderwijsdeelname de actuele Bekostigingsstatus afgeeft om te verwerken in de lokale administratie. De rol Financier onderwijsdeelnemer kan vervuld worden door de overheid (OCW in veel gevallen), maar kan ook door de onderwijsdeelnemer zelf, het bedrijf waarvoor die werkt of een andere partij worden ingevuld. In sommige gevallen is er sprake van meerdere financieringsstromen vanuit meerdere rollen/partijen.
Ketenprocessen[bewerken]
| Naam | Beschrijving |
|---|---|
| Aanmelden | Het verkrijgen van de relevante gegevens van de onderwijsdeelnemer, het identificeren van de onderwijsdeelnemer om de toelaatbaarheid te beoordelen alvorens de inschrijving definitief gemaakt kan worden. |
| Administreren onderwijsdeelname | Het vastleggen van de inschrijvingsgegevens, of mutaties daarop, en de leerresultaten van de onderwijsdeelnemer door de onderwijsinstelling en de gedeeltelijke uitwisseling daarvan met ROD. |
| Administreren onderwijsresultaat | Het administreren van de onderwijsresultaten van een onderwijsdeelnemer |
| Overstappen | Het verzamelen, autoriseren en overdragen van de gegevens van de onderwijsdeelnemer ten behoeve van de overstap van de onderwijsdeelnemer van latende onderwijsorganisatie naar de ontvangende onderwijsorganisatie. |
Ketenprocesstappen[bewerken]
| Naam | Beschrijving |
|---|---|
| Administreren aan/afwezigheid onderwijsdeelnemer | Het proces waarbij de aan- en afwezigheid van de onderwijsdeelnemer wordt vastgelegd in het kader van de uitvoering van de opleiding. Dit is enerzijds van belang om de voortgang de onderwijsdeelnemer bij te houden en anderzijds om in geval van afwezigheid maatregelen te activeren om het verzuim terug te dringen. In geval van ongeoorloofd verzuim zal er een melding volgen via het verzuimloket van DUO, zodat opvolging door een leerplicht ambtenaar van de gemeente kan plaatsvinden. |
| Administreren certificering | Het proces waarbij na goedkeuring van de conformiteitsbeoordeling de administratie van de verkregen onderwijswaarderingen plaatsvindt in het kader van de afronding van (delen van) de opleiding. |
| Administreren financiering onderwijsdeelnemer | Het proces waarbij op basis van de aangeleverde gegevens vanuit onder meer de overheid (DUO) maar ook vanuit andere bronnen wordt vastgelegd in welke mate de onderwijsdeelnamekosten zijn gedekt. |
| Administreren indeling onderwijsdeelnemer | Het proces waarbij de onderwijsdeelnemer op basis van de gegevens van de deelname wordt ingedeeld binnen de opleiding zodat de registratie, de ondersteuning en de uitvoering van het onderwijs hierop kan worden afgestemd. |
| Administreren inschrijving onderwijsdeelnemer | Het proces in de keten waarbij de onderwijsorganisatie de gecomplementeerde aanmelding als definitieve inschrijving administreert bij de onderwijsdeelnemer. |
| Administreren uitschrijving | Het proces waarin de uitschrijving wordt afgehandeld wanneer een onderwijsdeelnemer zijn deelname op een opleiding gedurende het studiejaar beëindigd. |
| Autoriseren gegevensoverdracht | Het proces waarbij er ten behoeve van de overdracht van de gegevens van de onderwijsdeelnemer expliciet toestemming wordt gegeven door de latende onderwijsorganisatie aan de ontvangende onderwijsorganisatie. |
| Bepalen financiering deelnamekosten | Het proces in de keten waar bij de aanmelding desgewenst een indicatie wordt afgegeven voor de financiering van het lesgeld van de opleiding bij de onderwijsdeelnemer. |
| Bepalen opleidingskeuze | Het proces waarbij de definitieve keuze van de opleiding van de onderwijsdeelnemer wordt bepaald op grond van alle bij de aanmelding beschikbaar gekomen gegevens, waarna deze zijn beoordeeld en afgewogen. |
| Bepalen toelaatbaarheid onderwijsdeelnemer | Het proces waarin de de toelaatbaarheid van de onderwijsdeelnemer wordt beoordeeld aan de hand van de verkregen kwalificatiegegevens. |
| Identificeren onderwijsdeelnemer | Het proces waarin de identificatie van de onderwijsdeelnemer plaatsvindt aan de hand van de persoonsgegevens die bij de aanmelding en inschrijving bij de onderwijsorganisatie bekend zijn. |
| Overdragen overstapdossier | Het proces waarbij de gegevens van de onderwijsdeelnemer daadwerkelijk door de latende onderwijsinstelling in de vorm van een (digitaal) dossier worden overgedragen aan de ontvangende onderwijsinstelling ten behoeve van de aanmelding voor een opleiding. |
| Verwerken leerresultaat | Het proces waarbij de leerresultaten, die van belang zijn in het kader van de formele afronding van de opleiding (of delen daarvan), administratief verwerkt worden. |
| Verzamelen dossier onderwijsdeelnemer | Het proces van het verzamelen van de relevante gegevens van de onderwijsdeelnemer die van belang zijn voor de aanmelding van de onderwijsdeelnemer op de opleiding. |
| Verzamelen persoonsgegevens onderwijsdeelnemer | Het proces in de keten waarbij de gegevens verzameld worden van de onderwijsdeelnemer en de opleiding zodat verdere afhandeling van de aanmelding kan plaatsvinden. Deze gegevens kunnen beschikbaar komen dan wel uit het dossier van de latende onderwijsinstelling dan wel door gegevens te verkrijgen uit het ROD. |
| Verzamelen vooropleidingsgegevens | Het proces waarin de gegevens worden verzameld op het vlak van vooropleidingen die de onderwijsdeelnemer heeft behaald. Deze kwalificatiegegevens zijn belang om de toelaatbaarheid van de onderwijsdeelnemer te kunnen beoordelen. Deze gegevens kunnen o.m. beschikbaar komen uit het dossier van de latende onderwijsinstelling of door gegevens te verkrijgen uit het ROD. |
Informatieobjecten[bewerken]
| Informatieobject | Beschrijving |
|---|---|
| Aan-/afwezigheid | De aan-/afwezigheid van een onderwijsdeelnemer op het moment dat die verwacht wordt deel te nemen aan onderwijsactiviteiten. |
| Autorisatie gegevensuitwisseling | Toestemming van de latende onderwijsorganisatie om de gegevens van de onderwijsdeelnemer over te dragen aan de ontvangende onderwijsorganisatie. |
| Financieringsstatus | Geactualiseerde overzicht van de dekking van de deelnamekosten met betrekking tot de onderwijsdeelnemer. |
| Leerresultaat | Een vastgelegde waarneming van een door een onderwijsdeelnemer uitgevoerde onderwijsactiviteit. |
| Onderwijsdeelnamekosten | Het totaal aan kosten ten behoeve van de financiering van de opleiding, met betrekking tot de onderwijsdeelnemer. |
| Onderwijsdeelnemer | Een natuurlijk persoon die deelneemt, heeft deelgenomen of voornemens is om deel te nemen aan een onderwijsactiviteit, om zich kennis, vaardigheden en attitudes eigen te maken. |
| Onderwijsresultaat | Vastgelegde en geformaliseerde beoordeling op basis van een of meer leerresultaten van een door een onderwijsdeelnemer uitgevoerde summatieve onderwijsactiviteiten. |
| Onderwijsresultaatverklaring | Een geformaliseerde verklaring die de prestaties, kwalificaties en competenties van een onderwijsdeelnemer beschrijft en bevestigt die buiten het formele Nederlandse onderwijssysteem zijn behaald of opgedaan. |
| Onderwijswaardering | De formele waardering die voortvloeien uit de uitvoering van het onderwijs en de afhandeling van de conformiteitsbeoordeling worden vastgesteld vanuit het diplomeren en certificeren |
| Opleiding | Een samenhangend geheel van vakken, gericht op de verwezenlijking van welomschreven doelstellingen op het gebied van kennis, inzicht en vaardigheden. |
| Overstapdossier | Een gestandaardiseerde verzameling gegevens die relevant geacht worden bij de overstap van een onderwijsdeelnemer van de ene onderwijsinstelling naar een andere. |
| Personalia | Persoonlijke gegevens ter identificatie van een natuurlijk persoon. |
| Portfolio | Een verzameling van gevolgde en te volgen onderwijsdeelnames, werken, uitgevoerde (praktijk)opdrachten, geleverde prestaties, reflecties op de eigen competenties, cognitieve en/of persoonlijke ontwikkeling met een formatief, soms (deels) summatief karakter, welke als onderwijsresultaat of onderwijsresultaatverklaring tot uitdrukking komen. |
| Verlofaanvraag | Een verzoek om verlof te krijgen voor deelname aan alle onderwijsactiviteiten voor een bepaalde periode. |
| Verzuimmaatregel | Een maatregel die wordt uitgevoerd door een medewerker van de school of een externe partij om het verzuim van een onderwijsdeelnemer zoveel mogelijk te voorkomen / beperken. De maatregel kan op basis van vrijwillige (via school instelling) of wettelijke (via gemeente) basis opgelegd worden. |